三井不動産レジデンシャルサービス九州株式会社

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個人情報の取り扱いに関するご説明

 三井不動産レジデンシャルサービス九州株式会社にてお預りする個人情報につきまして、弊社の個人情報保護に関する方針および体制を以下のとおりご説明いたします。

 

1.基本方針

 私ども三井不動産レジデンシャルサービス九州株式会社は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令および社内規程等をすべての役員・従業者が遵守することにより、個人情報の適正な取り扱いと安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くし、継続的に見直しを実施して、改善・向上を行います。

2.個人情報を利用する目的

 個人情報を右記の目的に利用いたします。その他の目的で利用することはございません。

取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
  1. ① マンション管理業務で取り扱う個人情報
  • ・管理業務遂行および警備、緊急事態対応のため
  • ・マンションライフに関する商品、サービスに関する情報をお知らせするため
  • ・お客様へのサービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため
  • ・お客様からのお問合せへの対応業務履行のため
  1. ② 工事請負業務で取り扱う個人情報
  • ・お客様から受注した請負工事の遂行のため
  1. ③ アフターサービス業務で取り扱う個人情報
  • ・マンションのアフターサービスの遂行のため
  1. ④ 管理費等代金決済サービスで取り扱う個人情報
  • ・管理費等の収納業務遂行のため
  1. ⑤ 保険代理店業務で取り扱う個人情報
  • ・損害保険の代理業に関する業務遂行のため
  1. ⑥ 三井不動産グループの商品・サービス等提供業務で取り扱う個人情報
  • ・インターネット通販における会員管理のため
  • ・商品の発送のため
  • ・サービスに関する情報をお知らせするため

3.個人情報の提供

 当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合等を除き、上記2.記載の利用目的の達成のために必要な範囲で、書面、郵便物、電話、電子メール等により、氏名・住所・マンション名・部屋番号・電話番号・緊急連絡先・クレジットカード情報(カード名義・カード番号・有効期限)等の所要項目について、入居者名簿等で同意をいただけた場合に以下の関係者に提供されます。

  1. ① 建物の売主、施工会社、分譲事業主
  2. ② 当社が指定する集金代行会社
  3. ③ 三井不動産グループに属する会社

※三井不動産グループに属する会社とは、三井不動産株式会社および同社の有価証券報告書に記載されている同社の連結子会社を指します。

◆首都圏および中部・北海道・東北・関西・中国エリアのお客様へ

同エリアにつきましては、弊社グループ管理会社の管轄となりますので、同エリアのお客様からのご相談・お問い合わせ等につきましては、ご記入いただいた内容を、以下の各社に提供させていただくとともに、担当管理会社よりご回答させていただくことを予めご了承ください。

  1. 1.三井不動産レジデンシャルサービス株式会社(首都圏・中部エリア)
  2. 2.三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社
  3. 3.三井不動産レジデンシャルサービス東北株式会社
  4. 4.三井不動産レジデンシャルサービス関西株式会社
  5. 5.三井不動産レジデンシャルサービス中国株式会社

上記へ提供する場合は、書面、郵便物、電話、FAX、電子メール、電子媒体等を用いて行い、安全管理に十分に配慮し受け渡しを行うものとし、電子データを提供する場合は、暗号化する等必要な措置を講じて受け渡しを行います。

4.個人情報取り扱いの委託

 上記2.記載の利用目的の達成のために、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合がございます。
 その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護の水準を担保いたします。

5.クレジットカード情報を含む個人情報の保存期間

 利用しなくなった時から1年を超えない期間

6.個人情報に関するお問合せ窓口

 弊社保有の個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「開示等」という。)を請求することができます。

  1. ① お客様の個人情報の訂正、利用停止につきましては、担当のフロントマネージャー(営業担当者)
    もしくはライフサポーター(管理員)までご連絡ください。
  2. ② 個人情報の開示等の請求、苦情に関するお問合せ窓口
    三井不動産レジデンシャルサービス九州株式会社 個人情報担当窓口
    住所:〒812-0036 福岡県福岡市博多区上呉服町10番1号 博多三井ビルディング
    電話:092-262-5522、受付時間:平日9:00~17:30
    上記お問合せ窓口までお電話でご連絡ください。手続きをご説明させていただきます。
    ご本人確認の資料をご提出いただくことがございますが、当該資料はご本人確認のために利用し、その他の目的で利用することは一切ございません。

7.個人情報の厳重かつ適正な管理

  1. ① 個人情報は適正かつ慎重に管理し、個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、最大の注意と必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  2. ② 弊社のすべての役員・従業者に対して、社内規程に基づき、関係法令等の遵守ならびに個人情報保護に関する取組みの意味と必要性を理解、共有するための教育・研修を実施し、必要かつ適切な監督を行います。
  3. ③ 個人情報の漏洩等の不測の事態に備え、対応要領を用意し、万一の場合に迅速・的確に対応できるためのシステムおよび体制を整えます。

8.個人情報保護の運営体制

  1. ① 弊社の代表取締役が選任した「個人情報保護管理者(総務部長)」を三井不動産レジデンシャルサービス九州株式会社の個人情報の保護に関する統括責任者といたします。
  2. ②「個人情報保護監査責任者」を選任し、弊社の個人情報の保護に関する関係法令・規程等が遵守され、また個人情報保護マネジメントシステムが適切に運営されているか内部チェックを実施いたします。
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